Las 5 S de Toyota. Cómo organizar tu espacio de trabajo
¿Sabías que un espacio ordenado, favorece la toma de decisiones y la resolución de problemas? Aporta confianza y seguridad; mejora el rendimiento y la concentración, disminuye el estrés y promueve el bienestar emocional.
Y que conste que no lo digo yo, lo dice la ciencia.
Así que en este video te mostraré, cómo puedes organizar tu espacio de trabajo, utilizando las 5 S de Toyota. Esta filosofía se aplica tanto a una oficina profesional como a un espacio de trabajo en casa.
Estas cinco etapas te ayudarán a mantener tu espacio de trabajo limpio y ordenado para que puedas alcanzar el éxito. Sin olvidarnos de tips extras que se aplican en interiorismo y que favorecerán notablemente tu productividad y confort.
Tabla de contenidos
¿Cuáles son Las 5 S de Toyota ?
Para esto de la organización ya sabemos que los japoneses son los maestros.
Y Toyota ha sido un referente en distintos sistemas.
Uno de ellos son las 5 S de Toyota.
Una de las principales herramientas del sistema de producción de Toyota.
Este sistema suele formar parte también, en cualquier implantación LEAN.
Esto se debe a la fácil compresión y visibilidad en los resultados.
Así que en tu empresa, oficina o despacho podemos utilizar este sistema, que se divide en 5 pasos.
- SEIRI, LA CLASIFICACIÓN.
- SEITON, EL ORDEN
- SEISO, LA LIMPIEZA
- SEIKETSU, LA ESTANDARIZACIÓN
- SHITSUKE, LA AUTODISCIPLINA
Vamos a la primera
SEIRI, SEPARAR Y CLASIFICARLa primera etapa de la filosofía de las 5S de Toyota, es separar aquellos elementos que no son necesarios para tu trabajo, de aquellos que sí lo son. Esto incluirá desechar documentos viejos, objetos que ya no necesitas, que están obsoletos, rotos, o ya no te gustan. Archiva el material relevante, y separa los elementos necesarios para tus tareas, clasificándolos por frecuencia de usos. Los que utilizas a diario, los que utilizas una vez en semana, una vez al mes, trimestrales, anuales etc.. Una vez eliminado lo que no es necesario y clasificado, Pasaremos a la segunda etapa. |
SEITON, EL ORDENNos toca poner en orden las clasificaciones. Aquello que utilizamos a diario, lo pondremos en un espacio que podremos llegar tan sólo estirando los brazos. Después algo más lejos aquellos que utilicemos una vez en semana, una vez al mes … Y así sucesivamente inversamente proporcional la frecuencia de uso con respecto a la lejanía. Es decir, cuanto menos utilicemos algo + lejos podrá estar. O con mayor dificultad de acceso. Cuanto más lo utilicemos, más cerca ha de estar. Categoriza y etiqueta en la medida de lo posible. |
SEISO, LA LIMPIEZA.La tercera etapa es indispensable en la metodología para mantener la concentración y la productividad. Se ha de llevar a cabo de forma diaria. Al comenzar y al finalizar la jornada. Dejar nuestra área de trabajo limpia al finalizar hará que al comenzar la siguiente jornada la vivas con menos estrés y mayor claridad. Para ello sabéis que siempre hago énfasis en la revisión y organización del día siguiente. |
No te estresa nada más verlo…
SEIKETSU, LA ESTANDARIZACIÓNLas 3 fases anteriores se han de convertir en un hábito. Para ello es importante se realice un seguimiento y evaluación de los pasos anteriores, convirtiéndolos en hábitos y procesos de trabajo. Impleméntalo con horarios y reglas. Agendar, es decir, ¿Cada cuánto haré una revisión para ordenar o clasificar?, ¿Cada cuánto haré la limpieza?. Mi consejo: Haz la limpieza cada día. Deja tu espacio de trabajo ordenado. Y las dos primeras, como mucho, 1 vez en semana. Con ello evitarás que se acumule. Es más, si se hace de forma inmediata o diaria, es posible que en las revisiones semanales no haya nada que hacer, porque lo tendrás todo ordenado.
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SHITSUKE, LA AUTODISCIPLINAFinalmente, la autodisciplina es clave para mantener tu espacio de trabajo organizado. Establecer un horario de limpieza y asegurar que todos los elementos, vuelvan a su lugar tras su uso evitará que el espacio se desorganice. Aquí se trata del comportamiento y actitud de toda la plantilla, todos los integrantes del equipo o empresa. Todos deberán aplicar estos valores con dedicación y compromiso. Dando ejemplo los propietarios, gerentes y directores de esta metodología. ¡Todos del primero al último.! |
Tips de interiorismo para despachos y oficinas.
Hay Tips en los que los interioristas prestamos especial atención. Por si no lo sabes, yo en otra vida profesional ejercía como interiorista. Sólo durante + de 20 años, uff.. 😮
Era propietaria y dirigía una empresa de interiorismo con + de 20 personas en plantilla, un periodo intenso…
A lo que íbamos… uno de los más importantes es la iluminación. Tanto en viviendas como en oficinas. Si quieres saber las 7 claves para una casa feliz y su organización, puedes ir a ver este otro artículo.
La Iluminación en oficinas y despachos
Sin duda la iluminación es fundamental en tu puesto de trabajo. Pasamos muchas horas en el. Así que en la medida de lo posible cuanto mayor luz natural, podamos tener. ¡Mejor!
La incidencia de la luz, será mejor si la tenemos desde un lateral.
Distribuye el mobiliario en función de este criterio en la medida de lo posible.
Si la tienes frontal, es posible que te pueda deslumbrar el sol, según la orientación que tengas. Por lo que si es así, utiliza cortinas o persianas que tamicen la luz.
Si la incidencia de la luz es por la espalda, nosotros mismos taparemos la luz, será menos agradable y tendremos que utilizar luz artificial para cubrir nuestras necesidades.
En cuanto a la luz artificial, es importante que tengamos en cuenta la temperatura en función de lo que deseemos.
Las más frías de día que te aportarán mayor dinamismo, serán a partir de 5000 grados kelvin.
4000 grados k. se considera luz neutral, o luz día.
De 3500 hacia bajo estaríamos en la luz más cálida. Así que por la tarde cuando baja el sol, si queremos ayudar a nuestro ritmo circadiano estaría bien empezar a bajar la temperatura de luz. Siempre y cuando no tengas que ser muy productivo a esas horas.
¿Qué son los ritmos circadianos?
Los ritmos circadianos son los cambios físicos, mentales y conductuales que siguen un ciclo de 24 horas. Estos procesos naturales que experimentamos los seres vivos responden a la luz y la oscuridad. En un ciclo circadiano habitual, nuestro cuerpo con la oscuridad se prepara para el sueño. Aumenta la temperatura, libera hormonas, como es la melatonina, influye en los hábitos alimenticios y en la digestión.
De ahí viene que no contribuye al descanso, utilizar pantallas de móviles, tabletas, ordenadores, etc, antes de dormir. Sobre todo, si no tenemos filtros de luz azul. Que como he dicho antes es justo la que se utiliza para estar más despiertos.
Utiliza Plantas en tu oficina y despacho.
Las plantas no tan solo es un elemento agradable y decorativo. Hay estudios que demuestran que incluir plantas en el lugar de trabajo aumenta la productividad en al menos un 15 %.
- Decae la depresión un 58%. Atenúa la hostilidad y las conductas negativas.
- Reduce la tensión, la ansiedad y la fatiga alrededor de un 38%.
- También aumenta la capacidad cognitiva.
- Nos ayuda a purificar el aire, y regula la humedad del ambiente.
¿Necesitas más ventajas?
Pon una planta por puesto de trabajo. Y no olvides, los lugares comunes, como salas de espera o salas de reunión.
Conclusión:
Aplicar la filosofía de las 5S de Toyota es una excelente forma de mantener tu espacio de trabajo organizado. Separar los elementos innecesarios, clasificar los elementos de acuerdo a su utilidad, mantener el espacio de trabajo limpio, establecer una norma para organizar el espacio y practicar autodisciplina son claves para alcanzar el éxito.
Estas pautas se aplican tanto a una oficina profesional como a un espacio de trabajo en casa.
Para asegurar que tu espacio de trabajo esté bien organizado, establece rutinas de limpieza y mantén los elementos esenciales guardados y etiquetados.
Revisa periódicamente los elementos que no son necesarios para tu trabajo y asegúrate de desecharlos. Finalmente, crea una lista de tareas diarias para mantener tu espacio de trabajo ordenado.
Utiliza Luz día en la medida de lo posible. Y no dejes de utilizar plantas para aumentar tu productividad.
Espero que te haya resultado de gran utilidad.
Para saber Cómo planificar Metas y Objetivos con planes de acción, junto con un cuaderno de trabajo; te invito a que leas el artículo.
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