Método GTD

Productividad método GTD

El ritmo frenético que llevamos todos en la actualidad nos hace plantearnos muchas veces si realmente somos efectivos o productivos en diferentes ámbitos. Para no morir en el intento deberíamos tener alguna guía o metodología para no salirnos de los objetivos o tareas que necesitamos solventar.

Yo personalmente utilizo el método GTD, que si no lo conoces quédate hasta el final, porque estoy segura que te puede sorprender tanto cómo me lo hizo a mi. Ahora no podría organizarme y tomar acción en determinadas situaciones o necesidades sin llevarlas a cabo con esta metodología. Te cuento un poquito qué es y cómo funciona, espero que lo disfrutes tanto cómo yo.

Tabla de contenidos

¿Qué es el método GTD?

El método GTD, es un método de productividad desarrollado por David Allen, siendo uno de los más conocidos en el mundo de la productividad. Esto es debido a que es muy efectivo en la organización personal y profesional.

En este artículo profundizaré sobre qué es GTD, su origen, sus pasos, beneficios, conceptos principales y cómo ponerlo en práctica. Y al final te mostraré algunos ejemplos y herramientas que utilizo.

¿Qué significa GTD? y ¿Cuál es el Origen del método GTD?

GTD son las siglas de Getting Things Done. Que sería algo así como “Organízate con eficacia”. Un método que ideó, creó y desarrolló David Allen. Un consultor estadounidense de productividad nacido en 1945 que empezó a aplicar esta metodología en la década de los 80. También fue instructor de Karate. Más tarde verás porque lo menciono.

Tiene publicado un libro con este método “organizate con eficaciay que ha sido renovado. En esencia es él mismo, pero aplicado a la actualidad. Donde no utilizamos tanto la parte física y sí más la digital. Se considera un best seller en el mundo de la productividad.

Filosofía del método GTD: La mente como el agua

Los karatekas y distintas artes marciales practican un estado mental llamado Mizu no KoKoro mente como el agua. Se trata de dejar nuestra mente transparente y limpia. Dejamos que nuestro cerebro no tenga que estar pensando en todo aquello que tenemos que hacer. Liberando y descargando todo en un sistema organizado que nos aporta confianza y seguridad para que todo esté funcionando.

Esto nos permite centrarnos en las tareas de forma consecutiva sin preocupaciones. Reduciendo estrés. Te dejo el link de otro artículo que tengo en donde te hablo de las situaciones que desafían nuestro equilibrio emocional: 4 claves sobre el estrés que debes saber.

El agua tiene una propiedad muy importante, es que tiene la capacidad de adaptarse cogiendo aquella forma de recipiente que la contiene. Algo que nos beneficia profundamente si tenemos la capacidad como personas de adaptarnos a las circunstancias de nuestra vida.

“Vacía tu mente, se amorfo, moldeable, como el agua. Si pones agua en una taza se convierte en la taza. Si pones agua en una botella se convierte en la botella. Si la pones en una tetera se convierte en la tetera. El agua puede fluir o puede golpear. Sé agua amigo mío.” – Bruce lee.

¿Para qué sirve el método GTD? Ventajas

El método GTD  Getting Things Done, cómo dice el título del libro, sirve para organizarse con eficacia. Ésta no sólo te ayudará a aumentar tu productividad, sino que también reducirá tu estrés, aumentarás tu creatividad y te ayudará a poner foco en lo importante para la consecución tus objetivos.

Te podrá parecer que es la pócima mágica o el elixir de la vida, quizás no tanto. Pero sí te puedo decir que después de probar distintas metodologías, para mí es la principal, en la que baso mi organización, y te puedo asegurar que ha supuesto un antes y un después.

También puedo afirmar que no es la única con la que trabajo, pero esto te lo explico más adelante, vamos paso por paso conociendo esta metodología.

¿Cuáles son los pasos del método GTD?

Para poder empezar a ejecutar el método GTD  Getting Things Done, tenemos que tener muy claros sus 5 pasos, ya que son en los que se basa este sistema. Vamos a ir hablando un poquito de cada uno de ellos para que puedas entender su importancia.

Diagrama método GTD

Recopilar o capturar

En este primer paso el objetivo es liberar tu mente. Todo aquello que se te ocurra, como una idea, una tarea, un proyecto, una actividad, un sitio que visitar, un libro que leer, cualquier cosa. Lo vas a descargar en una bandeja de entrada.

Cuantas menos bandejas de entrada tengas mejor. Eso te permitirá no tener que repasar cada una de ellas cuando te toque pasar al siguiente paso, que será el de “Procesar” .

Ya tenemos una bandeja de entrada en el correo. Otra puede ser física. Todo aquello que nos llega pero que no toca procesar ahora, como correo postal, informes en papel, etc.

Y la tercera, para todo lo que te he mencionado antes; ideas, proyectos, tareas, compras, etc.  yo utilizo Google task. 

Hay personas que utilizan el correo como bandeja de entrada, enviándose correos a ellos mismos. Yo no lo aconsejo, puesto que ya recibimos muchos correos a diario, por lo que procesar esa bandeja te requerirá mucho más tiempo y te puede abrumar el número tan elevado que podemos acumular.

Es aconsejable que siempre lleves tu bandeja de entrada contigo. Por lo que aconsejo que sea una aplicación móvil. Del móvil no nos alejamos mucho, pero tú mismo, tú decides si quieres hacerlo en papel o digital.

Procesar / Aclarar

Yo suelo procesar mis bandejas de entrada 1 o 2 veces al día, dependiendo de necesidades. La del correo electrónico 2 veces, mañana y tarde. Salvo que esté esperando algo importante o urgente y necesite comprobarlo más.

Las otras bandejas de entrada suelen ser revisadas tan sólo una vez.

En este punto decidirás qué significa para ti todo lo que has recopilado, ¿Qué es? Y las tendrás que convertir en acciones. Con ello entraremos en la siguiente etapa.

Organizar

Todo lo que procesamos tiene que ir a un lugar determinado. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Lo distribuiremos según lo qué sea y dependiendo de su objetivo.

Si tenemos un objetivo o tarea apuntada, nos preguntaremos si requiere acción. Dependiendo de si la respuesta es SÍ o NO podremos ir organizándolo en diferentes sitios.

Si No Requiere acción: irá a 3 posibles sitios:

  • A la basura si no nos sirve para nada.
  • Algún día o tal vez. Si es algo que puede ser interesante, pero no en este momento y no sé bien cuándo lo haré. Cómo visitar un lugar, realizar un proyecto…
  • Referencias, donde dejaremos la información que puede ser valiosa en cualquier otro momento.

Si por el contrario la respuesta es Sí Requiere acción:

Nos planteamos si es un proyecto requiere varias tareas. Lo pondremos en proyectos con fecha de comienzo y si es posible finalización. Pero no es el momento de desarrollar ahora todo el proyecto.

Es una tarea ¿Lo has de hacer tú?

* No. DELEGAR, y a la espera. Yo siempre pongo vto. Es la forma de que el sistema no falle. Ponerle un día evita se diluyan tareas en el olimpo del sistema. Todo lo que no está agendado o requiere un día de verificación, no existe.

* Sí. Lo has de hacer tú. Si te lleva menos de 2/5 minutos. Hazlo ahora.
* Sí. Pero requiere un contexto o + de 2/5 minutos.
    – LISTAS DE VERIFICACIÓN, para lo que has de hacer en el día o necesita un contexto. Yo utilizo 3 listas:

  • Lista de Tareas. Todas las tareas de hoy sin horario ni vencimiento.
  • Lista de Recados: Esta lista yo la utilizo para aquellas cosas que he de hacer cuando salgo de casa o del trabajo, pero que no requieran una fecha concreta.
  • Lista de Compra: La Lista de compra es todo lo que compro en supermercado y/o mercado. El resto de compras las incluyo en Recados. que pueden ser cosas tanto de farmacia, ferretería etc.

   – AGENDA. Para las tareas que requieran una fecha. Inicio y/o vencimiento. Y que no voy a realizar hoy.

Organización método GTD

Me gustaría matizar algo. Esta parte de procesar será en el día si lo haces por la mañana organizándote todo el día.

A mí me gusta hacerlo al final del día y preparar el día siguiente. Me permite tener mayor claridad de las tareas pendientes y despejo mi mente, sabiendo que el sistema lo tiene controlado.

Mi Lista de tareas es la del día siguiente y en el cuál puedo ir añadiendo todos los imprevistos o tareas que requieren urgencia en el día. Aunque intento que no sean muchas. Si trabajamos con foco, evitaremos muchos imprevistos.

Evaluar / Reflexionar

La evaluación del sistema es importante, tanto de tu productividad, tus objetivos o tus metas hay que hacerla de forma periódica. Las podríamos dividir según el periodo en el que se evalúen haciéndote alguna pregunta:

  • Evaluación semanal. ¿Ha sido productiva del 1 al 10? ¿He reservado tiempo para mí, mis aficiones, amigos, familia? ¿Qué está funcionando? y ¿Qué áreas he de mejorar?
  • Evaluación mensual. Esta evaluación es algo más profunda. Iremos a poner foco en aquellas tareas que nos acercan a nuestros objetivos personales o profesionales. ¿Cuánto te has acercado?
    También hay que repasar los ALGÚN DÍA o TAL VEZ”. ¿Es el momento de darle cabida en el sistema, con fecha? ¿Lo sigo manteniendo en “algún día tal vez”? Muchas veces pierden importancia con el paso del tiempo, así que, si no creemos que lo haremos, ¡¡a la papelera!!
    Evitarás el síndrome de Diógenes digital. Y a la vez no te sentirás frustrado por toda aquella lista interminable… de lo que no puedes hacer, y que en ocasiones, aparece el famoso ”DEBERÍA HACER”.
  • Evaluación anual. En esta evaluación, nos centraremos en los objetivos anuales, si se han alcanzado. Se han seguido las estrategias correctas para alcanzarlos. Y plantear los nuevos objetivos.

Hacer/ejecutar

Todo el proceso es para llegar a esta parte. Ejecutar, Hacer. Cumplir con los compromisos que hemos adquirido tanto con nosotros mismos, como con nuestro entorno. Cumplir con nuestra agenda. Pero ojo, hay que ser realistas un exceso de optimismo, nos llevará a llenarnos la agenda de compromisos que no se podrán realizar y la consecuente frustración.

¿Cómo se aplica la técnica GTD? Y no morir en el intento

El cómo se aplica la técnica del método GTD nos da para otro artículo. Pero intentaré darte ciertas pautas importantes. Empieza por el principio, es decir, capturar todo en la bandeja de entrada. Para ello te recomiendo como dije antes el móvil, ya que siempre lo llevas contigo, ve poco a poco.

Haz el sistema en inicio, lo más simple posible. Procesa los elementos de uno en uno y agenda. Las listas interminables no ayudan. No devuelvas, en la medida de lo posible, una tarea o cualquier cosa que hayas capturado, a la bandeja de entrada de nuevo.

Sí puedes volver a agendar, pero si has de cambiar muchas veces la fecha de realización, plantéate hasta qué punto es importante esa tarea. No te pongas demasiadas tareas a realizar, SE REALISTA y NO OLVIDES EVALUAR, esto te dará una buena perspectiva de lo que funciona, lo que no, y lo que has de mejorar.

Herramientas para el método GTD

El abanico de posibilidades es muy amplio, y podríamos perdernos en todo lo que hay en el mercado. Pero yo lo divido en 3 partes +1. No necesariamente han de ser 3 aplicaciones. Algunas de ellas nos permiten realizar esas 3 fases.

Método GTD Herramientas

Gestor de listado de tareas y a la vez de captación

Te puedo recomendar herramientas como Todoist, Google Tasks, Evernote o Google Keep. He utilizado todas y en la actualidad utilizo Task, para mis checklist y tareas sencillas. Integra con todo mi ecosistema de organización perfectamente y es simple.

Para captar información que he de estudiar, proyectos, ideas para desarrollar o información para compartir con el equipo de trabajo. Para todo aquello que no sea una tarea simple para mí, utilizo un gestor de proyectos Trello.

La curva de aprendizaje es muy ligera y tiene una versión gratuita más que suficiente si no tienes un equipo de trabajo muy amplio.

Pero no lo utilizo sólo para trabajo. El método GDT  lo implemento tanto en mi vida personal como profesional. Por lo que también tengo tableros personales.

Calendario / agenda

Google calendar, una agenda física, Outlook, entornos IOS, la combinación de entorno digital y físico. Pero ojo no te líes e intenta no duplicar el trabajo. Simplifica.

También te serviría algunas de las anteriores como Todoist, Evernote o Trello que son muy completas. Yo utilizo Google Calendar que enlaza con Google Task y con Trello perfectamente. Este es mi combo actual.

Gestor de proyectos

Hoy no sé si podría vivir sin él.

Si quieres montar una empresa, hacer una página web, unas vacaciones compartidas con otras personas, calendarios editoriales, montar un CRM sencillo, documentar procesos, o cualquier otro proyecto que necesites gestionar.

Todas aquellas tareas, proyectos u objetivos complejos, que requieren distintas etapas, equipo de colaboración, o subtareas. Piensa ¿Cómo te comerías un elefante? Por partes. Todo aquello que has de desmenuzar por su complejidad o bien por mantener procesos protocolizados. ¡Al gestor de proyectos!

No olvides que todo aquello que podemos observar, y medir, es susceptible de mejora. Como ya dije antes yo utilizo mi amado Trello. De momento le soy fiel. Tienes otros gestores muy conocidos como pueden ser Asana, Click up, Notion, etc..

Gestor de email, cómo el +1

Durante muchos años utilicé el entorno de Microsoft, por lo que utilizaba Outlook. En la actualidad utilizo el entorno Google por lo que mi gestor es Gmail.

Los gestores ya tienen por defecto una bandeja de entrada. En este caso yo la considero externa, es decir de terceros, no capturo yo aquí nada, si proceso y organizo. Además me permite, convertir un correo en una tarea de Task, una tarjeta de Trello o en un evento en mi calendario.

De esta forma lo tendrás ¡Todo organizado!

Espero que el contenido de este artículo te ayude a mejorar tu sistema de organización. Pero si deseas que te eche una mano. Solicita una sesión gratuita. 

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