Time blocking. Administra tu tiempo con Google Calendar

Time Blocking

Todo el día voy como pollo sin cabeza, mi lista de tareas nunca se acaba, las distracciones me consumen mucho tiempo, siento que no avanzo en mis tareas.

Estas y otras afirmaciones similares. son las que se suelen decir cuando no tenemos un sistema de productividad efectivo. Afortunadamente yo ya no estoy en esa etapa. Después de probar distintos sistemas de productividad, ver qué me funcionaba y que no. El Time Blocking se ha quedado.

El Time Blocking junto con GTD es la base de mi organización. Es fácil de ponerlo en práctica, muy efectivo y con grandes resultados.

Si quieres saber más sobre cómo me organizo con GTD, puedes leer un artículo dónde detallo cómo hacerlo.

Tabla de contenidos

¿Qué es el Time Blocking?

¿Recuerdas el horario que teníamos en el colegio?

Teníamos todas las semanas los mismos horarios por asignaturas.

Pues esto es un time blocking.

Horario

Es importante saber qué tareas tenemos por hacer, pero es más importante el CUÁNDO las vamos a realizar y por qué las realizaremos en un día u horario determinado

Trata de agrupar tareas por contexto y de una determinada temática en un bloque de tiempo. 

Aumentarás tu productividad un 100 %.

¿Cómo hacer Time Blocking?

Recuerda que lo que tenemos en nuestro calendario, identifica quiénes somos. A que le damos prioridad.

Quizás conozcas la historia del tarro de cristal lleno de piedras grandes, piedras pequeñas, arena y una cerveza. Te invito a que los veas en este enlace. El frasco de la vida. Esto nos recuerda la importancia de valorar los diferentes aspectos de nuestra vida.

Así que para que quepa todo, primero pondremos las piedras grandes. Que son la familia, la salud, nuestra vocación, nuestros sueños.

Después pondremos las piedras pequeñas que se introducirán por distintos huecos. Estas son aquellas tareas que están enfocadas a conseguir objetivos de tu negocio.

La arena en tercer lugar, aquellas tareas que sí tienes que hacer pero no son una prioridad.

Y por último la cerveza, que es la metáfora de que siempre tendrás tiempo para tomar una cerveza con un amigo.

Si invertimos el orden no cabrá todo.

Dedica tiempo a planificar

Si me sigues y has visto mis videos o leído mis artículos, ya sabrás que PLANIFICAR y REVISAR es algo en lo que insisto de forma reiterada. Si no planificamos, iremos como pollo sin cabeza. Y si no revisamos, no podremos mejorar aquello que planificamos y alcanzar mejores resultados.

Así que bloquearemos un tiempo a la semana, para planificar la semana próxima.

Si tu excusa es “no tengo tiempo de planificar”, seguirás estresado, sin poner foco en lo importante, no podrás medir y reflexionar sobre los resultados. Aquello que está funcionando o no. Si te estás dejando llevar por las urgencias, lo que sería ir apagando fuegos de forma continuada.

Vida Personal

Planifica en primer lugar aquellas tareas y eventos que son prioritarios en tu vida.

El tiempo con tu familia, hacer deporte (tu salud), comer, cenar… Igual te parece excesivo, pero no. Las piedras grandes, los ejes de tu vida son la base. Bloquea ese tiempo en tu Google calendar. Después ya iremos poniendo el resto.

Prioriza tus tareas

Para empezar a priorizar tareas, te propongo que hagas un listado de todas las tareas que realizas.

Puntúa con una prioridad del 1 al 3.

1 Serían aquellas tareas que son claves para tu negocio. Las más importantes. Las que tienen una relación directa con tu facturación. Ejemplo. Tus servicios a clientes.

Prioridad 2 aquellas que si no tiene una repercusión directa contribuyen notablemente.

Y por último el resto.

Si tienes la posibilidad de delegar, puedes poner una cuarta categoría que sería las que puedes delegar.

Prioriza Tareas

Tareas proactivas y tareas reactivas

Las tareas con prioridad 1 son tareas proactivas y las primeras que deberías bloquear en tu Google calendar.

Las tareas reactivas son aquellas que vienen dadas por otras personas y que no estarían en prioridad 1. Como son reuniones con equipo, llamadas, revisión de emails… También hay que reservar tiempo para ello.

Como ya te he dicho en alguna otra ocasión, si no dependes exclusivamente del email, la revisión de la bandeja de entrada no se hará a primera hora. Porque perderemos el foco de las tareas prioritarias y reaccionaremos a los emails.

Yo lo abro tan sólo dos veces al día. La primera vez a las 11 de la mañana, cuando ya he trabajado con foco sobre las tareas importantes. Y la segunda a media tarde.

Gestión de mi energía con Time Blocking

Cuando planifico mis bloques de tiempo tengo en cuenta mi energía. No pondré tareas después de comer porque en mi caso me entra somnolencia, así que no pondré tareas de prioridad 1. Pondré aquellas que no requieran demasiado esfuerzo y atención.

A primera hora de la mañana, en mi caso, es cuando tengo mayor energía. Así que me pongo aquellas tareas que son de prioridad 1 y alta energía primero.

Hay algunas excepciones. Para mi una tarea muy importante son las mentorías y el coaching como servicios principales de mi negocio. Con lo que sería una prioridad 1, pero dado el tipo de clientes que tengo, suelo tener más reservas para atender a mis clientes por la tarde, que es cuando suelen tener ellos más tiempo.

Por lo que en este caso, procuraré no tener bloqueados los horarios que les va a mis clientes mejor.

Sí podré agendar tareas menos importantes, sin día específico y que no requieran bloquear mi calendario. Así mis clientes podrán reservar.

Deja fuelle

Si abarrotamos nuestro calendario de tareas, no tendremos tiempo para imprevistos, que siempre puede salir alguno. Aunque trabajemos con foco y los minimicemos.

La flexibilidad es importante. Tener la capacidad de adaptarnos a estos imprevistos y no enfadarnos, ni estresarnos en exceso con ellos.

También pasa, que solemos ser optimistas con los tiempos que nos lleva una tarea. Así que es mejor tener un fuelle para estas diferencias e imprevistos.

Las pequeñas tareas no son para Time Blocking

Te aconsejo no poner pequeños bloques de tiempo, sino, grupos de tareas que realizarás en ese tiempo. Por ejemplo:

Si he de editar un video y tiene diversas tareas. Quitar silencios, mejorar el audio, mejorar la imagen, poner recursos… etc, no pondré cada tarea en mi Google calendar. Utilizaré un gestor de proyectos. Y el bloque será Editar video.

Trello

Como ya te explico en mi video de GTD, utilizo Trello como gestor de proyectos.

Pero si te gustaría saber cómo organizo mis proyectos con Trello y quieres que haga otro artículo, déjame en comentarios. Estaré encantada de hacerlo.

Otros bloques pueden ser: contabilidad, grabar videos, reuniones, gestión de bandejas de entrada, formación…

Haz estimaciones realistas

Empieza reservando un tiempo para cada bloque. Intenta ser realista. La tendencia es a ser optimista, así que no pongas demasiados bloques.

Poco a poco con la práctica irás ajustando mejor los tiempos.

Puedes utilizar Toggl, es una extensión para diversas herramientas. Yo la tengo en Google y en Trello. Te servirá para medir los tiempos que tardas en realizar una tarea.

Por otro lado también están las 2 de las  3 Leyes de Parkinson:

  1. “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”.
  2. “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia” (Parkinson la llamaba ley de la trivialidad).

La más conocida es la 1.

Revisiones

¡¡Importantísimo!! Revisar la planificación nos dará una perspectiva de aquello que está funcionando, que no, y qué hacer para mejorar.

“No hay evolución sin revisión”

Beneficios del Time Blocking

Después de saber cómo planificar el Time Blocking, te voy a describir los beneficios que podemos obtener siendo más organizados:

  • Dejarás de ser reactivo para ser proactivo. (ya os he hablado varias veces del libro El hombre en busca de sentido de Viktor Frankl, quien acuñó estos términos)
  • Te da una planificación semanal a vista de pájaro
  • Equilibra tu vida personal y profesional
  • Evita la multitarea
  • Te permite alcanzar mejores resultados trabajando con foco 

Ejemplos en Google Calendar

Más abajo tienes un video donde puedes ver todo este artículo y a partir del minuto 09:30 Todos los ejemplos con Google calendar. 

Si deseas que te ayude con la planificación y organización de tu negocio, agenda una sesión de Mentoría La Brújula del emprendedor.

Acortarás el camino del éxito.

Planifica paso a paso

Al suscribirte, te enviaré el cuaderno de trabajo para poder planificar paso a paso tus metas, objetivos, proyectos y acciones.  “Un sueño con acción es una realidad, un sueño sin acción se convierte en fantasía”.  Haz realidad tus sueños. 

El cuaderno te ayudará a trabajar con foco en aquellas acciones que te dirigen a tus metas. Tu hoja de ruta para conseguir tus objetivos de forma clara y con éxito.  Un método fácil de seguir.

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