Cómo hacer la revisión semanal GTD efectiva
Si me sigues y lees mi blog sabrás que siempre insisto en las revisiones, así que hoy me gustaría explicarte como hacer las revisiones semanales de forma efectiva, paso a paso. Uno de los pasos claves en la metodología GTD.
Todo aquello que podemos medir y revisar es susceptible de mejora. Así que ¿Preparado para tener un sistema de productividad cada vez mejor y con ello vivir más tranquilo?
Tabla de contenidos
Qué es la revisión semanal
La revisión semanal es una de las actividades más importantes del sistema de productividad GTD. Su objetivo es que tu sistema esté totalmente actualizado y que puedas depositar toda tu confianza en él, sin dejarte arrastrar por el estrés.
Si quieres saber cómo me organizo con GTD, te dejo el enlace aquí para que puedas leer mi anterior artículo sobre organización.
Aunque se dice revisión semanal está en tu mano hacerlo cada semana, cada 5 ó 10 días, tú decides. Mi consejo, es que se hagan revisiones periódicas, con distinto grado de profundidad. Yo las hago diarias, semanales, mensuales, cuatrimestrales y anuales.
Las revisiones diarias, son principalmente para ver qué tareas has cumplido, cómo agendaste los tiempos, que tipos de imprevistos han surgido. Revisar sobre si se podrían haber evitado y si se pueden evitar en lo sucesivo.
Si no has cumplido con las tareas previstas, qué se ha quedado por hacer. Reagenda, aquellas que sigan vigentes, porque en ocasiones igual ya no es necesario hacer algo que estaba previsto hacer hoy. Por lo que es aconsejable hacerlo al final del día.
Hay quien prefiere hacerlo por la mañana. Yo prefiero al final del día, así sé que tengo para el día siguiente. No hay incertidumbre. “Todo bajo control”.
Cómo hacer tu revisión semanal correctamente
Como ya he dicho antes, no hay una forma correcta de hacerla. Unas serán más efectivas para unos, otras para otros; tanto en cuanto a tiempo, profundidad de análisis y forma de hacerlo.
Te explicaré cómo la hago yo con excelentes resultados tanto en mi sistema como en el de mis clientes.
Elige tu momento para la revisión semanal
Para mí el día idóneo es el viernes antes de ir a comer. Por la tarde no siempre trabajo. Así que ya me queda todo listo para la semana siguiente. Hay quien prefiere hacerlo en domingo por la tarde, o el lunes por la mañana (que a mi particularmente, no me gusta nada).
Hacer la revisión semanal el viernes me permite ver como tengo la semana próxima y desconectar el fin de semana porque está todo en el sistema. Y por supuesto, bloquea un tiempo en tu agenda para la revisión semanal.
Haz limpieza
Aunque en mi caso, suelo tener INBOX a cero por mis revisiones diarias. En la revisión semanal es imprescindible.
Ponte al día y procesa toda la información de todas tus bandejas de entrada. Correo, bandeja física, proyectos, Drive…
Yo tengo también una bandeja de entrada en Drive.
Todos aquellos documentos, fotos etc… que me descargo y que en el momento todavía no voy a procesar. No le he asignado una carpeta o tienen determinada acción.
Ejemplo: Un PDF que me descargue de algo que me pueda interesar y que quiero leer, pero cuando me lo descargo no lo leo. Cuando lo proceso sí lo pongo en los tiempos de lecturas asignados y en la carpeta que corresponda.
“OJO CON EL SÍNDROME DE DIÓGENES DIGITAL”. Elimina, elimina, elimina.
Revisión de agenda
En primer lugar, tienes que analizar cómo te ha ido la semana.
¿Has cumplido con las tareas previstas? La respuesta suele ser no, pero no pasa nada, es lo normal, solemos ser optimistas. Pero lo importante es qué tareas prioritarias, si has cumplido y si no ha sido así pregúntate por qué.
Recordar la importancia de trabajar con foco. De ahí la importancia de hacer primero las prioritarias y enfocadas a objetivos. Bloquea el tiempo para ellas.
Si quieres saber cómo trabajo con TIME BLOCKING, te dejo el enlace a mi video para que lo puedas ver.
Reagenda, si no lo has hecho, las tareas que te hayan quedado pendientes de realizar. Y valora aquellas que puedas delegar o eliminar.
Prioridades para la siguiente semana
Priorizar y escanear las tareas de la semana próxima cobra mucha importancia. Te permite reflexionar si sigues en el rumbo correcto. Es tu brújula.
Te ayuda a alcanzar y cumplir con tus objetivos en mayor grado.
Por qué digo en mayor grado. Porque, ¡que levante la mano quien cumple siempre con los objetivos al 100 %!. Pues seguro que no muchos.
Hay que ser algo flexible y marcarnos cuánto estamos dispuestos a “perdonarnos”.
Analiza tus hábitos y objetivos de forma subjetiva
Es importante medir los logros de tus objetivos y metas de forma algo “subjetiva”.
Si quieres saber cómo plantear Metas y objetivos, puedes leer el artículo que escribí donde te enseño como hacerlo.
Me explico en cuanto a lo de “subjetiva” con un ejemplo.
Supongamos que uno de tus objetivos para este cuatrimestre, es hacer deporte 5 días a la semana.
En tus revisiones , observas que las 2 primeras semanas tan sólo lo hacías 2 veces. Las 2 siguientes conseguiste hacerlo 3 y ahora lo haces 4.
Es evidente que no has conseguido tu objetivo, pero sí estás implementando un hábito, que mejoras de forma progresiva es. Por lo que no te machacarás por no conseguir tu objetivo, y sí te felicitarás por ir “progresando adecuadamente” esto te motivará a continuar. Eso sí ¡No bajes la guardia!
Qué es importante hacer en la planificación de tareas
Escanea, qué tareas y eventos tienes para la semana próxima:
- Qué tareas son prioritarias y ponlas en horas, si no lo están, que tengas mayor energía o que sepas que estarás trabajando con foco y que sí o sí las harás
- Repasa los tiempos que asignaste a las tareas y corrige si es necesario según tu aprendizaje de las revisiones pasadas
- Qué tareas están alineadas a tus objetivos y por tanto les darás prioridad
- Fija 3 prioridades para esta semana y 3 diarias. Lo que yo llamo las 3 piedras grandes o las 3 rocas.
- Qué tareas tienen vencimiento esta semana. Y sí o sí has de hacerlas
- Plantéate si hay alguna tarea o servicio que no te gusta y no deseas hacer.
- Analiza si alguna tarea no es relevante
- ¿Puedes eliminarla?
- ¿Puedes delegarla?
- Plantea si es necesario hacer las reuniones previstas o bien puedes modificar o anular alguna.
Revisa tus proyectos
No suelo hacer un análisis en profundidad en la revisión semanal, pero sí ver los proyectos que están activos en este momento y cómo se está trabajando en ellos.
Si he de añadir alguna tarea, alguna modificación o pequeña mejora.
Revisar ALGÚN DÍA / TAL VEZ. Ver aquellos proyectos indefinidos y si es el momento de definirlos o activarlos.
Antes de activar alguno de estos proyectos, piensa si esta semana próxima tienes tiempo suficiente para poder meterlo en tu agenda. Si es muy ajustado tienes 2 opciones. O saco tiempo de otro sitio (veré menos Netflix) si he decidido qué sí es importante, o bien lo pospongo a otra fecha.
RECUERDA DEJAR FUELLE, no llenes TODA tu agenda, no tendrías tiempo para imprevistos que siempre hay alguno.
Conclusión
Si tienes un coche, un jardín, tu cuerpo ¿no necesitas hacer revisiones de forma periódicas?
¿Por qué lo haces? Porque las consecuencias de no hacerlo son mucho peores. Tu coche tendrá una avería que te costará mucho más dinero. Tu jardín dejará de lucir frondoso y bonito. Y del cuerpo mejor que ni hablemos…
Se necesita un mantenimiento para que todo funcione. Pues igual pasa con nuestro sistema de productividad.
Dedica entre 30 a 60 minutos a la semana, al principio te puede llevar más tiempo, pero ya verás que de forma progresiva los tiempos se acortan. Dedica ese tiempo a revisar, analizar, visualizar y ajustar tu sistema. Te permitirá no salirte de tu rumbo. El camino que te lleva hacia donde deseas llegar y aquello que anhelas ser.
Si deseas que te ayude con la planificación y organización de tu negocio, agenda un sesión de Mentoría La Brújula del emprendedor.
Acortarás el camino del éxito.
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El cuaderno te ayudará a trabajar con foco en aquellas acciones que te dirigen a tus metas. Tu hoja de ruta para conseguir tus objetivos de forma clara y con éxito. Un método fácil de seguir.
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